第2章 秘书工作是一项重要的工作

上篇 如何做好秘书——在辅助领导工作中稳健成长

从入职第一天起，秘书就要给自己一个清晰的定位。正所谓“定位决定地位”，你如何看待秘书工作，如何扮演好应有的角色，都会影响到未来的成就大小与事业发展空间。显然，秘书首先是领导的助手，必须提高胜任力，会做人、善做事，才能成为合格的“大管家”，让领导满意，并在持续进步中稳健成长。

温家宝同志在任中央办公厅主任时，曾经对办公厅和秘书工作说过一段精辟的话：“办公厅工作十分复杂，但要突出三项重点，一是信息调研，二是督促检查，三是日常工作运转。信息工作要求实，要在深入上下功夫；督促工作要落实，不要走过场；日常工作运转要务实，不要摆花架子、搞形式主义。”显然，这可以成为秘书人员有益的借鉴。

秘书是使人受益终身的职业。如果懂得珍惜向领导们学习的机会，研习他们的管理艺术、领导智慧、决策之道、处事之法，同时又有表现自己才华的天时地利，就会有宽广的进步空间。

秘书须知名言

秘书对于我的工作而言，有时不亚于一位副总裁的重要性！因为他的存在，才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍，那么至少一半是我的秘书的贡献。

——杰克·韦尔奇（原通用电气董事长兼CEO）

我最大的幸运是有过18年的秘书工作的经历。如果没有这个经历，我不可能有今天的成就。

——洪小莲（和黄集团总经理）

引子

西奥多·罗斯福总统的秘书威廉·洛布

1899年的一天下午，西奥多·罗斯福就任纽约州长后马上冲进办公室，开始工作。当时，他召集各部门负责人举行会议，不断下达各种指示。因为罗斯福口述的内容不连贯，四名速记员显得手忙脚乱。

会议结束后，这位州长强烈要求安排一个好的速记员。最后，秘书班子里并不起眼的威廉·洛布主动走进罗斯福的办公室，大家才松了一口气。接着，罗斯福急风骤雨似的口述了几个小时，洛布若无其事地将记录稿整理好，结果非常令人满意。就这样，洛布成了新州长的御用秘书。

以后的日子里，罗斯福越来越离不开洛布，他说：“我的工作时间是没有规律的，当我有各种事务需要处理的时候，洛布是我能够找到的唯一一名速记员或秘书。”显然，洛布是愿意牺牲一切生活以满足领导需要的人。因此，当罗斯福成为美国第26任总统的时候，洛布也随之成为总统秘书。

在白宫，洛布的办公室隔壁是一间大的工作室，一大批办事员和速记员整天在这里埋头工作。他们随时会匆匆走到洛布面前，请示各种问题；而洛布总是威严急促地发出命令，呈现出不可替代的支配作用。对此，一位记者甚至称其为“秘书之王”。

工作中，罗斯福并不是那种能够耐心听取他人意见的人，对此洛布总是设法采取非正式的方式提出忠告，从而帮助总统避免在决策上发生失误。许多时候，洛布会在深夜笔录总统口授时，边记录边轻声提出自己的见解。事实证明，洛布的这种非正式意见使得罗斯福免于犯错误。

比如，罗斯福对著名英国商人汤姆斯·科普顿非常厌恶，因此始终没有邀请他到白宫访问。结果，这件事使英美关系产生了一次小的危机。面对外界的质疑与国际舆论压力，洛布勇敢地站出来向报界承认这完全是他的错误。就这样，洛布甘当替罪羊，帮助罗斯福总统化解了眼前的危机。还有一次，罗斯福打算让白宫服务人员像欧洲皇家仆人那样，穿一种带镶边的制服，结果引起公众愤怒和嘲笑。在最短的时间内，洛布果断将责任揽到自己身上，减轻了总统的压力。对公众的议论、辱骂，洛布从不抱怨，凭借自我牺牲精神成就了罗斯福总统的伟大。

在白宫岁月里，洛布凭借高超的工作水平，高效地帮助罗斯福完成了各项工作。可以说，他为领导人所做的事情几乎无所不包。罗斯福在洛布身上看到了参谋长、接待秘书、联络员、私人速记员、新闻秘书、政治顾问等多种角色，认为自己能够胜任总统之职，有一半功劳属于这位秘书。

1.心有多大，舞台就有多大

工作态度决定了人生高度。对秘书来说，把自己的工作当作一项事业来做，懂得珍惜向上司们学习的机会，研究他们的经商之道、处世方法，同时又有表现自己才华的天时地利，就会有无穷的进步空间。

（1）秘书的发展空间可大可小

秘书的空间可以说很大，也可以说很小。如果缺乏主动性和创造性，从事秘书这一行，会让自己的工作和晋升空间越来越小，最后只能是打理老板的时间表，整理文件；反之，能够创造性地开展工作，把握身边的机会，就可以让自己登上广阔的大舞台。

（2）秘书面对的是挑战，更是机遇

与其他职业清晰的岗位界定不同，秘书工作范围很广，工作重点不突出，往往让人无从下手。面临各种挑战时，秘书要不断适应环境，抓住机会，赢得升职的机遇。可以说，秘书面对的是挑战，更是机遇，能够顺势而为的人才能打下基础，有一番大的作为。

（3）秘书要有一颗事业心

秘书要有干事业的心态，认真对待每一件事。有了认真、负责的态度，观察事物的角度就会不一样，执行的效果也会大相径庭。时间一长，秘书的能力、见识、手腕都会有高下之分，升职空间也会有大有小。正所谓，心态决定一切，在平凡中成就卓越，离不开强烈的事业心。

【秘书升职术】秘书——领导的影子，既要打杂又能见世面，既人微言轻又重权在握，似乎处于一个尴尬的境地。但是，只要敢于迎接挑战，认真做事，领导一定会给你机会发展。既然选择了秘书职业，就应该把它当作一项事业来干，为日后发展奠定基础。

2.秘书工作最锻炼人

当个秘书，容易；做个称职的好秘书，很难。秘书工作最考验人，也最锻炼人。只有那些肯于经受磨炼、认真做事的人，才会出成绩，获得升职机会。

早年，吴士宏为进IBM，现学打字。她在自传中回忆说：“在IBM工作的最早的日子里，我扮演的是一个卑微的角色，沏茶倒水，打扫卫生，完全是脑袋以下肢体的劳作。我曾感到非常自卑，连触摸心目中的高科技象征的传真机都是一种奢望……”

由于工作踏实、认真、肯动脑子，吴士宏在秘书岗位上一步步迎头赶上，累积的经验越来越丰富，才干也越来越大，由此在IBM得到了许多发展机会。后来，她还担任过微软大中华区CEO、TCL集团总经理，成为名副其实的打工皇后。

从一个默默无闻的小秘书，成为著名的女强人，吴士宏的经历表明：秘书绝对是一个可以有所作为的职业。对那些初入职场、资历平平的新人来说，一旦选择了秘书这个岗位，就应该主动接受历练，在成长、进步中采摘成功。

（1）多见世面，主动学习

秘书可以在日常工作中接触到公司众多部门和人员，对公司的运作和整体状况有全面的了解，也可以与外界频繁接触，和大客户、重要人物建立密切关系。在这个过程中，秘书要主动学习，勤于思考，利用各种机会锻炼自己、增加才干。

（2）增强素养，提高水平

一名优秀的秘书，具备胆大心细、处事冷静、办事周到等良好的素养。在日常工作中注意加强自我修炼，提高工作水平，可以让秘书在薪水、职位，以及发展空间方面，得到全面提升，前途无量。

（3）积累才干，方能升迁

经验是累积起来的，才干是历练出来的。秘书工作涉及的面广、接触的人多，比其他岗位的工作人员更能锻炼人。随着时间的推移，秘书的经验越来越丰富，才干越来越大，必然会在合适的时候被委以重任，独当一面。

【秘书升职术】许多职位都有清晰的岗位描述、发展指向，唯独“秘书”工作范围太大，让许多从业者无所适从。然而，在忙乱和无序中抓住关键，修炼出一套要风得风、要雨得雨的本事，恰恰是秘书工作的魅力所在。

3.细心：秘书眼里要有活儿

秘书工作头绪多，环节多，规矩多，“错误”的种子无处不在。稍不留神，就会出现各种现纰漏，甚至酿成大错。怎样避免工作中出现各种失误？如何提升解决问题的能力？对秘书来说，细心是不可缺少的品质。

（1）细心地观察领导的日常工作

秘书必须学会细心地观察领导，才能更好地配合领导工作。比如，领导每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件。又比如，领导在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题，等等。

通过这种观察，就能慢慢地了解领导，知道他内心真正在想些什么，目前最关心哪些问题；哪些问题最让他头痛，有哪些事想急于实现，正在筹划什么项目或行动。掌握了这些情况，秘书才能清楚地知道自己应该做什么，不应该做什么，以及如何去做，怎么做好。

（2）细心才能掌握领导的“禁区”

对秘书来说，清楚地知道自己应该为领导做什么，还远远不够。更重要的是，秘书要知道哪些事情不能做，哪些话不能说。这是因为，许多领导在工作上或情感上都有自己的“禁区”，这些禁区似乎就是天生的，没有什么理由，别人碰不得，一碰他就暴跳如雷。

因此，秘书必须细心，留意领导的禁忌，不踏入领导的“禁区”。做一个善解人意的秘书，领导会更加信任你，你与领导之间的交流就会更多，你就是名副其实的助手。更重要的是，一个善解人意的秘书，是领导的“后台朋友”，升职潜力和空间都会大大增加。

【秘书升职术】细心是一个秘书成功最重要的条件。一个好秘书一定知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，谁又是老板眼中的“大人物”，等等。只有细心观察，眼睛里能看出活儿，才能处处让领导满意，赢得被赏识的机会。

4.悟性帮助秘书统揽全局

孔子说：“举一隅不以三隅反，则不复也。”意思是教人认识四方的东西，举出一个角为例，让他类推另外三个角，如果不能类推，就不要再教他。秘书工作中，勤奋、忠诚都必不可少；但是，悟性高的人更容易出色办事、高效办事，赢得领导的赞赏。

（1）悟性让秘书了解领导的真实想法

领导工作千变万化，领导的思维也不断变更，让人捉摸不定。秘书有一定的悟性，才能准确拿捏领导的真正想法，从而在工作中提前准备，避免总是处于被动状态。

比如，领导需要材料的时候，秘书已经准备好了；领导想要见什么人的时候，秘书已经把对方的电话号码找了出来……这些功夫都要靠不断感悟去把握、训练。

（2）悟性让秘书变被动为主动

有的秘书工作很努力，却不善于总结经验、教训，结果一直都在做无用功，难以脱颖而出。说到底，他们都缺乏悟性——在工作中不善于举一反三，只能原地踏步。

俗话说，一等人不用教，二等人用言教，三等人用棍教。人人都想变得更聪明些，取得更大的成就。关键是，要有“停下来、想一想、继续走”的意识，做到善于观察、勤于思考、灵活变通。这样，才能适时调整自己的步伐和节奏，做到处世灵活，办事干练。对秘书来说，悟性高，头脑灵活，自然容易在千头万绪中抓住关键，在工作中变被动为主动。

【秘书升职术】有的秘书工作了好几年，还经常出乱子，这大多是缺乏悟性的结果。秘书要培养自己的悟性，理解秘书工作的要害是什么，从而灵活机动地做好各项工作。做到了这一点，就没有不被提拔的理由。

5.努力为领导提供周到服务

领导配备秘书，是为了集中精力做好规划、决策、管理等重大事项。至于信息传达、执行、撰稿等工作，则大多由秘书负责，或让他们发挥辅助、参谋的作用。显然，秘书的存在是为了让领导的工作更有效。还可以这样说，秘书是领导工作不可分割的组成部分。

（1）秘书负责领导的日程安排

秘书本身没有职位上的独立性，而是从属于领导存在的；虽然官不大，但是由于经常安排领导日程，因此秘书在许多人眼里成了不能得罪的人物。对许多人来说，要见某位领导，必须和他的秘书打好招呼，否则一切都会泡汤。可以这样认为，秘书是领导活动日程的调节器。

安排好领导的活动日程，是秘书工作的重要内容。每天都清楚领导做了什么，和哪些人见面了，见面后的状况如何，即便不在其位，也对领导工作的要害了然于胸了。这就是做秘书的好处。

（2）秘书帮助领导完成工作

许多时候，缺少了秘书的帮助，领导完成自己的工作会显得力不从心。比如，在完成某项重大决策的时候，如果没有秘书帮助搜集大量资料，或者召集各个部门的负责人提供建议，领导就不能集中精力谋划全局。因此，领导工作的出色完成，凝聚了秘书的智慧和心血。

从长远来看，秘书要全心全意为领导服务，做好配合工作。有的秘书存在“事不关己，高高挂起”的心态，不但降低了领导的工作效率，还失去了提升自我能力的好机会，也削弱了其在领导心目中的地位，这实在是一种重大损失。

（3）秘书代替领导发号施令

领导需要随时向个人或组织发号施令，除了亲自上阵外，由秘书出面是最常见的情形。这时候，秘书实际上成了“领导”的化身，是以“领导人”的面目出现在大家面前的。期间，对领导的威严、风度、心理，秘书都能有切身的体会。

在代替领导发号施令的过程中，秘书要发挥“传声筒”的作用，不能擅自做出格的事情；同时，还要学习领导下达命令的方式，了解大家的接受程度以及反应。这都能为日后秘书走上领导岗位，准确把握下属的心理，提供绝佳的帮助。

【秘书升职术】在许多人眼里，秘书是不能得罪的。因为，秘书的工作在很大程度上是领导工作的延伸，或者干脆就是领导工作的组成部分。只要以学习的心态辅助领导工作，就能在实践中学到许多“领导”功夫。

6.改变心态，领导不再难伺候

很多秘书常常抱怨领导不好相处，事实并非如此。许多时候，领导难伺候，在于秘书没调整好心态，所以感觉处处掣肘。

通常，每个领导都在工作中形成了独特的办事风格，秘书作为其最贴心的助手，首先要以服从、服务的心态投入工作，努力迎合领导的行为习惯，而后才会有彼此的融洽相处，以及日常工作中的游刃有余。

刘丽在上海一家外企做秘书，上司是公司产品研发部的张经理。这位领导平时在公司是有名的“铁面判官”，办事雷厉风行，说一不二，周围的人都很敬畏他。在刘丽的眼中，张经理是一个古怪的人，双方已经合作一年了，但是每次与这位上司打交道，她在心里总是感觉到紧张，担心说话做事不到位被批评。

一次，刘丽到办公室取资料，正好遇到张经理在打电话。看见秘书走进来，张经理捂住电话的一头，说：“把那份资料递给我一下。”刘丽其实不知道张经理指的是哪一份文件，但又不敢问，怕挨骂，于是就凭感觉拿了一份最近常用的文件。结果，张经理一看不是自己需要的材料，挂掉电话后数落了刘丽一番。

下班后，刘丽感觉非常委屈，心里抱怨张经理下达命令不清楚，自己根本没办法猜透他的心思。最后，她狠狠心，辞职离开了这家公司。

从上面的案例中可以看出去，刘丽遇到的情况是一个典型的沟通问题，而症结在于她无法摆正对待领导的心态。对领导的生活工作习惯不够了解，不能主动分析领导的意图，并且被责问时心理素质不佳，这都是刘丽无法正常面对领导，并全身心投入工作的重要原因。

如果连日常的相处都搞不定，又怎么能创造性地开展工作呢？由此可见，秘书在工作中摆正心态，是干好工作，并小有成就的前提。

【秘书升职术】秘书不适应领导的工作习惯或工作方法，应该及时调整自己的心态，让自己尽快融入角色，适应新的工作局面。如果不懂得积极主动求变，反而抱怨领导不好相处，那就会把自己逼向死胡同。

7.秘书要先称职再升职

对秘书来说，什么是“称职”呢？有出色的写作能力、口才技巧、沟通艺术，把上司交代的事情办好，是最基本的。不过，仅仅有这些还不够，秘书还应该用“心”工作，才能让自己更称职。

（1）把忠心献给组织

无论是事业单位的秘书，还是企业秘书，都应该对组织忠心、负责，关心组织的发展，维护组织的利益。有了这种忠心，才能尽职尽责地工作。

（2）把放心献给领导

为领导服务是秘书人员的重要职责。秘书人员必须以严格的组织纪律、绝对的服从意识、过硬的思想作风、精湛的业务技能和出色的工作业绩让领导放心。

（3）把热心献给同事

秘书既要为领导服务，又要为同事服务。在工作中帮助同事，在沟通中理解同事，主动帮助那些遇到困难的同事，这样的秘书才能用“热心”换得“真心”，让自己的工作更出色。

（4）把真心献给客户

从某种意义上说，客户就是企业的衣食父母。秘书在与客户打交道的过程中，务必要真心实意做好沟通、服务工作，不能有半点含糊。许多时候，客户在领导面前的一句话决定着秘书的生死。

（5）把恒心献给事业

秘书工作事无巨细，繁杂枯燥，容易使人产生厌倦情绪。所以，秘书成就事业贵在坚持，贵在恒心。明智的秘书应当高度重视“九十九步的努力”是一半、“最后一步”也是一半的哲理。持之以恒地努力，终有得到回报的那一天。

（6）把平常心献给自己

做好秘书工作，贵在心态平和，切忌攀比浮躁。升迁有先后，名利有机遇。工作向前看，名利往后看，踏踏实实做事，坦坦荡荡做人，可能不一定会好到哪里去，但绝不会坏到哪里去。真正能成大器的，往往都是高调做事、低调做人的秘书。

【秘书升职术】在秘书的职位上不断跃进，必须做好本职工作，成为领导眼里称职的助手，成为同事眼中称职的伙伴。如此一来，才能在工作到位的基础上获得职位的提升，朝着“领导”的目标迈进一步。

8.在持续学习中不断进步

秘书工作究竟有多么重要，可谓仁者见仁，智者见智。有些人只是给领导端茶倒水，在这个岗位上碌碌无为；还有一些人，在工作中不断学习，增加经验，从而赢得了多次晋升机会。

浪琴表中国区副总裁麦姬丽，既非名校毕业，也没有学过流行的MBA，她的第一份工作就是做秘书。在很多人眼里，秘书就是文书，只要接接电话，整理资料，做好这些不需要太多创造性的工作就能过关。但是，麦姬丽却不这么认为，她说：

“作为一名秘书，我给自己的任务是，帮助老板把事业做得更好，帮助整个团体顺利工作。做秘书这一项，你可以在不同的行业里工作，这样可以让你学到许多东西。当你对不同的行业有了了解，自己也尝试过和各类行业的人打交道，你才有可能发现哪个工作才是你真正合适做的。找准自己最适合的事业，你就有动力去进步。”

有了学习的心态和意识，麦姬丽的发展空间一下子变大了。她发现，与其他同事相比，自己有更多机会接近老板，也多了锻炼才干、展示才华的机会。做第一份秘书工作时，麦姬丽和老板合作得非常好，结果老板有机会去“浪琴”发展，也把她带到了这家大企业。

在浪琴，麦姬丽继续从事秘书工作，并给自己一个很高的定位，不断发掘出自己在晋职方面的潜在优势。凭借边干边学的劲头，这个不起眼的秘书找到了一条晋职的捷径，荣升浪琴表中国区副总裁，而浪琴表在内地市场的业绩也达到了全球销量和销售额第一。

对秘书来说，最重要的一点是善于学习。培养敏锐的观察能力、沟通能力，都要通过反复学习才能实现。工作中，在频繁接触同事、领导的时候，秘书要珍视每一次学习机会，增加见识、经验，提升事业发展空间。

今天，国内的职业秘书本来就不多，真正有职业规范和多种技能的复合型秘书更是凤毛麟角，因此经验丰富的秘书往往成为人才市场上的“香饽饽”，也是猎头公司瞄准的目标。伴随着国内企业的快速成长和越来越多外国公司的涌入，跨国公司首脑秘书、董事会秘书、总裁秘书、商务秘书等职位要求越来越高，秘书必须在实践中努力学习才能提高胜任力，有更大机会与作为。

【秘书升职术】秘书只有在工作中不断学习，持续进步，才能在长年累月中锻炼出八面玲珑、处事周全的本领，从而提升当领导的胜任力。

9.创造性地开展工作

在全球化的时代，秘书面对新的环境、新的工作观念，必须创造性地开展工作，才能完美而又出色地完成领导交代的任务。

（1）秘书要有主动超前的行为

一名秘书人员有无超前意识、是否积极主动，工作效果会截然不同。想在领导的前面，超出领导的预期，才会让领导满意，把各项工作干得漂亮。

（2）秘书要有独立的意识和独特的思维方式

秘书虽然是听从领导指挥，执行领导的命令，但并非不需要独立的意识。为了适应复杂多变的局面，秘书应该培养独立意识，注意根据特定情况灵活处置局面，获得圆满的结果，切忌完全依附于领导。

（3）秘书要有创新的思维方式

创新思维是事业发展的灵魂，秘书工作也不例外。用创新的思维方式做好秘书工作，不但能妥善解决各种棘手问题，还能让领导满意。

【秘书升职术】破旧立新，创造性地开展工作，敢于突破陈规，解决工作中出现的各种新情况、旧问题，是秘书干好本职工作、提升办事能力的关键。