1.4 公文格式与制作

公文一般指公务文书。公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务，使工作正确、高效地进行。

1.4.1 案例分析

小莉本科毕业后，应聘到了一个较为理想的公司，做办公室文秘工作。起初一段时间，她做一些文件录入、打印、收发、传递等工作，倒也得心应手。直到有一天，王总秘书小张告诉小莉，公司需要发布一份重要的公文通知，要求小莉尽快打印出来。公文通知？这可是一项新任务，尽管小莉以前没做过，但考虑到大一时学过Office软件的基本操作，毕业时的毕业论文就是自己编排打印的，有着一些经验和技巧，于是，她愉快地接受了这项任务。等小张走后，小莉就开始忙活起来，先分析公文结构，然后进行录入编排，可事情并没有开始想象的那么简单，对一些地方反复进行编排，依然达不到理想的效果。这让小莉很是郁闷，静下来一想，现在是网络时代，何不上网找些资料、查阅些文档呢？通过上网查阅，小莉才知道，公文的编辑排版有严格的格式标准，需要掌握相应的编排技巧，才能编排好，通过反复的操作练习，聪明能干的小莉交出了满意的答卷。小莉要打印的公文式样如图1-81所示。

1.4.2 知识储备

1.公文的概念

公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。

2.公文的特点

公文具有以下三个特点。

（1）权威性。首先，公文由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；最后，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。

（2）规范性。公文的撰写和处理，从起草、成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式，其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。

（3）工具性。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法就是利用公文进行公务管理。

3.公文的种类

（1）从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。

① 上行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文，如报告、请示。

② 下行文。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文，如命令、决定、指示、批复等。

③ 平行文。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。函是最典型的平行文。

（2）从具体的文种来看，根据2016年国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》的规定，公文有下列文种。

① 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

② 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

③ 命令：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

④ 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。

⑤ 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

⑥ 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

⑦ 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

⑧ 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

⑨ 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

⑩ 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

⑪ 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

⑫ 批复：适用于答复下级机关请示事项。

⑬ 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

⑭ 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

⑮ 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

4.公文格式的种类

根据公文载体的不同，公文可分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。

以下介绍的公文格式一般指文件格式。信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等属于特定格式。

5.公文格式的基本要求

我国在《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）标准（下文简称为《标准》）中对公文的布局排版进行了详细的规定。

（1）公文用纸幅面尺寸及版面要求

幅面尺寸：公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型胶版印刷纸或复印纸纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

版面：公文用纸天头（上白边）为37mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm，如图1-82所示。

（2）字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以进行适当调整。

（3）行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以进行适当调整。

（4）文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

（5）印制装订要求。

制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。

装订要求：公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当满足以下要求。

① 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm。

② 无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

③ 骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

6.公文格式要素

《标准》将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。

（1）版头

公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。版头一般包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。红色分隔线属于版头，如图1-83（a）所示。

（2）主体

公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体。主体一般包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等，如图1-83（b）所示。

（3）版记

公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。版记一般包括：抄送机关、印发机关和印发日期等。如图1-84所示。

（4）页码

页码位于版心外，分单页码和双页码。

7.公文模板

综上所述，一份完整的公文编排需要花费很多精力和时间才能完成，而对于办公室文秘来说，以后编排公文的事经常会有，难道每次都要这样辛苦地一个一个要素进行编排么？答案是：不需要。

功能强大的 Word 给我们提供了一项很好的功能，可以将编排好的文档保存为模板文件，以后要编排公文时，只需要打开这个公文模板，然后将内容做相应修改就可以了。保存为模板文件的方法是：单击“文件”菜单中的“另存为”命令，打开“另存为”对话框，在“保存类型”中选择“Word模板”即可，如图1-85所示。

1.4.3 案例实现

下面我们以文件格式的公文为例，介绍公文内容编排方法。

1.页面设置

（1）页边距设置

根据《标准》规定，公文用纸天头（上边距）为37mm±1mm，订口（左边距）为28mm± 1mm，版心尺寸为156mm×225mm，计算得到右边距为26mm，下边距为35mm。在页面设置对话框中进行页边距的设置，如图1-86所示。

（2）页脚边距设置

根据《标准》规定，页码一般用四号、半角、宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一个字，双页码居左空一个字。

四号字与14磅对应，1磅=0.3528mm，所以，四号字高=14×0.3528≈4.94（mm）。

页脚边距=下边距－（页码一字线距版心距离）－四号字高/2 =35－7－4.94/2=25.53（mm）

经过实际反复测试，页脚边距值设为24.5mm～24.7mm，最为接近“一字线上距版心下边缘7 mm”的要求，我们取页脚距边界值为24.7mm。

由于单页码居右空一字，双页码居左空一字，故页脚需设置奇偶页不同，如图1-87所示。

（3）页码设置

① 双击第1页的页脚，先单击【插入】｜【页码】｜【页面底端】｜“普通数字3”命令，再单击【插入】｜【页码】｜【设置页码格式…】命令，打开图1-88（a）所示的“页码格式”设置对话框，其中，“编号格式”选择左右各有一条一字线的数字形式，“页码编号”选择“起始页码”。

② 设置页码字体和页码缩进值。选中第1页的页码文字，设置为宋体四号字，右侧缩进1字符。

③ 双击第2页的页脚，先单击【插入】｜【页码】｜【页面底端】｜“普通数字1”命令，再单击【插入】｜【页码】｜【设置页码格式…】命令，打开图1-88（b）所示的“页码格式”设置对话框，其中，“编号格式”选择左右各有一条一字线的数字形式，“页码编号”选择“续前节”。

选中第2页的页码文字，设置为宋体四号字，左侧缩进1字符。

（4）正文设置

《标准》对每页的行数、字数及默认字体字号的规定是：一般每页排22行，每行排28个字，并撑满版心，特定情况可以进行适当调整；如无特殊说明，公文格式各要素一般用三号仿宋体字，特定情况可以进行适当调整。

根据《标准》规定，对页面的网格及默认字体字号的设定如图1-89所示。

2.内容编排

（1）版头编排

① 份号、密级和保密期限、紧急程度

如需标注份号，一般用6位三号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

如需标注密级和保密期限，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

如需标注紧急程度，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角第三行。

如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

② 发文机关标志

《标准》对发文机关标志规定如下。

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准，上下居中排布，如图1-90所示。

发文机关标志处在第四行，字体设置为小标宋体字，默认情况下，Windows系统里没有小标宋体字，需要从网上下载安装，也可以使用其他相近字体。

发文机关标志的字号大小没有具体限定，可根据需要进行设置，所以发文机关标志所占位置高度是不确定的，要精确定位发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm的布局设置，可采用参照物定位法来实现，其操作方法如下。

a.插入参照直线

单击【插入】｜【形状】中的水平直线，作为定位用的参照物，设置直线的垂直绝对位置为距版心上边缘35mm 处，叠放次序为“置于顶层”，版式为“浮于文字上方”。等发文机关标志定好位置后，再将参照直线删除。

参照直线的位置的设置方法：选择水平直线，单击【绘图工具】选项卡｜【位置】｜“其他布局选项…”命令，进行图1-91所示的设置。

b.设置文本

为了能够使发文机关标志自由移动，精确定位到对应位置，发文机关标志使用文本框方式来添加。

插入文本框后，在文本框中输入发文机关标志，然后对文本框进行设置：文本框宽度为15.6cm，形状填充为“无填充颜色”，形状轮廓为“无轮廓”，版式为“衬于文字下方”（一是方便自由拖动，二是不遮挡参照直线），文字为居中、小标宋体、红色，字号大小根据需要设置。

c.定位参照物

拖动文本框，使得发文机关标志文字的上边缘与插入的参照直线水平重合（注意：这里对齐的是文字的上边缘而非文本框的上边缘），如图1-92所示。

为了精准定位，降低误差，可适当放大视图显示比例。

d.联合发文的文本设置

联合发文时，多个发文机关标志的插入需要采用表格来实现。

表格采用N行×2列的规格，N为发文机关数。各发文机关名称分别写在表格各行的第一列中，文字的对齐方式设置为“分散对齐”，以确保各发文机关名称文字两端对齐。表格第二列合并居中，输入“文件”二字。表格设置无框线、无填充，调整合适列宽，将整个表格对象设为水平居中对齐。然后采用与设置文本框类似的方法进行设置，使其与参照直线对齐。

e.删除参照直线

最后，删除参照直线，恢复视图显示比例。

③ 发文字号与签发人

《标准》对“发文字号”的规定为：发文字号编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一个字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

《标准》对“签发人”的规定为：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一个字，编排在发文机关标志下空两行位置。“签发人”三字用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，如图1-93所示。

输入发文字号与签发人，将文字对齐方式设置为分散对齐，设置该段的左右缩进各为一个字符，然后在发文字号与签发人之间键入若干个空格，使它们挤向两端，这样就可以完成发文字号居左空一个字、签发人居右空一个字的设置，如图1-94所示。

④ 版头中分隔线的定位

《标准》对公文版头分隔线的规定为：发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线，线的粗细根据需要进行设置。

经测试比较，红色分隔线的高度在0.35mm～0.5mm比较美观。

要精确定位分隔线，也可以采用参照物定位法来进行，具体操作方法如下。

a.插入参照文本框

插入一个用作参照物的文本框，将其高度设置为4mm，宽度设置为156mm，叠放次序为“置于顶层”，版式为“浮于文字上方”。

b.定位参照文本框

适当放大视图显示比例，拖动文本框，使其边框上边缘与发文字号文字下边缘对齐。

c.插入分隔线

沿着文本框的下边缘线，对齐插入一条直线，将其设置为红色，按需设置其粗细，宽度设置为156mm，并在版面上居中。

d.删除参照文本框

将参照文本框删除，恢复视图显示比例。

版头中红色分隔线的编排定位示意图如图1-95所示。

（2）主体编排

① 标题

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

② 主送机关

主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

③ 正文

公文首页必须显示正文。正文一般用3号仿宋体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空两个字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

④ 附件说明

如有附件，在正文下空一行左空两个字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

⑤ 发文机关署名、成文日期和印章

a.加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

b.不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空两个字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字相对发文机关署名首字右移两个字。如果成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空两个字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

c.加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空两行右空四个字的位置加盖签发人签名章，签名章左空两个字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四个字的位置编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。

d.成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

e.特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

⑥ 附注

如有附注，将其居左空两个字加圆括号编排在成文日期下一行。

⑦ 附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

⑧ 印章制作

用Word可以制作电子印章，如图1-96所示，制作的方法如下。

a.绘制印章的圆形轮廓

ⅰ.插入圆形轮廓

单击【插入】丨【插图】丨【形状】下拉按钮，选择“椭圆形”，然后在文档空白区域按住【Shift】键并拖动鼠标，画出一个正圆形。

ⅱ.设置圆形轮廓

选中圆形轮廓，单击“绘图工具”选项卡；单击【形状样式】丨【形状填充】下拉按钮，设置为“无填充颜色”；单击【形状样式】丨【形状轮廓】下拉按钮，将圆形的轮廓设置红色，并根据需要设定印章轮廓的粗细，本节实例中设置为3磅；单击“排列”丨“自动换行”下拉按钮，设置为“浮于文字上方”；在“大小“功能组里，根据需要设定印章的高度和宽度。需要注意的是，为了保证圆形是正圆，高度和宽度应设置相同的数值。本节实例中设置圆形的高度和宽度尺寸都为4.2cm。

b.制作弧形文字

ⅰ.插入弧形文字

单击【插入】丨【文本】丨【艺术字】下拉按钮，选择一种艺术字样式，插入一个艺术字对象，输入公章上的弧形文字内容。

ⅱ.设置弧形文字格式

选中艺术字，分别单击【绘图工具】丨【艺术字样式】丨【文本填充】和【文本轮廓】下拉按钮，将填充颜色和文本轮廓均设置为红色；多次单击【艺术字样式】丨【文本效果】下拉按钮，分别设置“阴影”“映像”“发光”“棱台”“三维旋转”效果均为“无”，去年艺术字样式中自带的格式设置；单击【艺术字样式】丨【文本效果】下拉按钮，设置“转换”为“跟随路径”下的“上弯弧”选项；单击【排列】丨【自动换行】下拉按钮，设置为“浮于文字上方”。

ⅲ.调整弧形文字弯曲幅度和大小

选中艺术字文本框，按住粉红色菱形控制点并拖动，可以调整文字弯曲幅度，同时文字的大小也随之改变。如果文字过密，可以双击艺术字，在文字间添加空格，效果会更好。

在“绘图工具”选项卡的“大小”功能组中，根据需要设置艺术字的高度和宽度，高度和宽度值要相同，才能保证艺术字对称正向弯曲，且曲度跟圆的曲度匹配，本节实例中设置艺术字的高宽尺寸均为5cm；拖动艺术字文本框到红色圆形内适当位置。

为了便于操作，将艺术字的叠放次序设置为“置于底层”，按住【Shift】键，依次选中艺术字和圆形，单击【绘图工具】丨【排列】丨【对齐】下拉按钮，设置它们为“左右居中”和“上下居中”，保证它们在位置上绝对居中对齐；右击艺术字和圆形，在弹出的快捷菜单中选择“组合”命令，将其组合为一个对象，以避免无意中改变其相对位置。

与艺术字的制作方法基本一样，再添加印章里的正五角星，并与圆形、艺术字组合；采用类似方法，添加印章底部文本框，并将其与圆形、艺术字、正五角星组合。至此，一个完整的印章就制作好了。

提示

用Word制作电子公章可以用在一般的文档中，但如果是正式的行文，则要求公章有防伪功能，别人不能仿制，这时我们可以用办公之星或印章制作大师来制作可以防伪的电子公章。

（3）版记编排

在公文末尾与版记第一个要素之间插入若干空行，根据实际情况依次输入版记部分各要素的文字内容，并按要求设置其格式。调整各空行的字号，使版记最后一个要素的文字与版心下边缘基本对齐，仅留出末条分隔线的空间。

① 版记中的分隔线

版记中的分隔线有三条，《标准》规定：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一页的版心下边缘重合，如图1-97所示。

公文版记中分隔线设置的基本操作方法：先在页面版心内插入线条，再设置线条大小、粗细和位置。

a.插入线条

在版记页，单击【插入】｜【插图】｜【形状】项，弹出下拉菜单。在其下拉菜单的“线条”项中，选择直线型线条。此时鼠标变为十字形，在版记页版心下方，从左至右绘制一条直线，完成线条插入。

b.设置线条大小

选中线条后，可以发现“格式”选项卡出现在功能区。在【格式】｜【大小】选项组中，将线条高度设置为0cm，宽度设置为15.6cm，完成线条大小设置。

c.设置线条粗细

选中线条，单击【格式】｜【形状样式】｜【形状轮廓】，弹出下拉菜单。在其下拉菜单中的“粗细”项中，设置线条的粗细。首条和末条分隔线设置为1磅，中间分隔线设置为0.75磅。

提示

选中1磅线线条，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置为默认线条”，可将1磅线设置为默认线条。

d.设置线条位置

ⅰ.选中线条，单击【格式】｜【排列】｜【位置】选项，弹出下拉菜单。在其弹出的菜单中，单击“其它布局选项”命令，弹出“布局”对话框。在“布局”对话框的“位置”选项卡上，设置分隔线的水平位置和垂直位置，如图1-96所示。

提示

也可以选中线条后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“其它布局选项”命令，弹出“布局”对话框。

ⅱ.设置分隔线水平位置。单击【水平】丨【对齐方式】下拉菜单，选择“居中”项；单击【水平】｜【相对于】下拉菜单，选择“页边距”项。用户要保证版记中每条分隔线的“水平”选项中的设置值都是一致的。

ⅲ.设置分隔线垂直位置。版记中每条分隔线的垂直位置值是不同的，需要分别设置。

末条分隔线垂直位置的设置：由于末条分隔线与公文最后一页的版心下边缘重合，因此将图1-96中的“垂直”栏中的“绝对位置”值设为0cm；在“下侧”下拉菜单中，选中“下边距”项。

提示

在“下侧”下拉菜单中，选中“上边距”项时，将“绝对位置”值设为26.2cm。

第一条分隔线的垂直位置的设置：第一条分隔线位于版记中第一个要素之上，假定第一条分隔线距版心底部是两行，整页共22行，因此它处于第20行的底部下边缘位置，而版心高为22.5cm，所以第一条分隔线的垂直绝对位置为（22.5/22）×20≈20.45（cm）。

同理，第二条分隔线处于第21行底部下边缘，其垂直绝对位置为21.48cm。

ⅳ.单击【布局】｜【位置】｜【选项】，取消“对象随文字移动”复选项和“允许重叠”复选项，如图1-98所示。

② 抄送机关

《标准》规定：如有抄送机关，一般用4号仿宋体，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一个字处编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

③ 印发机关和印发日期

《标准》规定：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一个字，印发日期右空一个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

④ 其他

《标准》规定：版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

需要说明的是，版记位于公文最后一页，置于偶数页上。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。