上篇 公文写作基础与法定公文写作

第1章 公文写作基础

1.1 公文的分类和特点

从广义上说，公文可分为法定公文和非法定公文。其中，非法定公文又可分为事务类公文、会议类公文、规章类公文、经济类公文、书信类公文、礼仪类公文等，如表1-1所示。

在学习公文写作时，要注意区分法定公文和非法定公文。法定公文写作讲究实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。在内容上，法定公文不需要过多的文采，不抒情、不渲染，把要表达的事情说清楚就可以了；在格式上，法定公文有严格的要求，从用纸、印刷到排版，都必须符合相关要求。

相较而言，非法定公文的发挥空间要大得多。在内容上，不同类型的非法定公文各有特点，比如，演讲稿要声情并茂、文采飞扬，邀请书要情真意切、诚恳真挚；在格式上，非法定公文只需要参考法定公文的大概框架和结构即可，没有像法定公文一样严格的要求。尤其是在企业里面，领导往往更看重公文的内容和流转效率，而非格式。很多企业会建立内部专用的公文模板库，员工写公文时只需要“填空”，专注于提升内容质量，而不用在格式设置和调整上花费精力。

法定公文与非法定公文的特点对比如表1-2所示。

（1）法定公文的作者必须是法定作者，如某机关、某机关的领导人、某社会组织或某企事业单位。虽然大部分法定公文都是由秘书或助理等人员起草的，但一般不会在公文末尾署起草人的名字，因为绝大部分法定公文只能以法定作者的名义对外签发，一小部分则以机关领导人的名义对外签发。非法定公文则不一定有作者，作者既可以是某个组织或团体，也可以是个人。例如，通知一般以组织的名义对外发布，而述职报告既可以由某组织向其上级组织发，也可以由组织内的某个人向其领导发。

（2）法定公文具有权威性，受文单位必须执行或参考。非法定公文则具有较强的事务性，一般是“因事而制”，主要用于开展某项工作，或者推进、协调、沟通某项具体任务。

（3）法定公文的格式有严格要求，不管用纸、印装、文面格式，还是写什么、怎么写、用哪个文种，都有相关的要求。非法定公文则灵活得多，一般按照组织内部或个人的习惯写就可以了。正因为法定公文有严格、固定的格式要求，所以只要学会了怎么写，以后就可以套用模板。而大部分非法定公文对行文逻辑、文笔、问题分析角度和深度等都有一定的要求，所以写作难度比较高。

（4）法定公文必须经过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记等发文流程才能对外分发，收文时则要经过签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等流程。非法定公文的收发流程则简便得多，更重要的是保证便利性和效率。

2012年，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》，其中列出了15种公文，包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。狭义上的公文就是指这15种法定公文。

虽然《党政机关公文处理工作条例》是党政机关的工作规范，但它对企业也有很大的参考价值。一方面，企业在内部使用公文时，可以参考法定公文的格式及相关要求；另一方面，当企业向相关政府部门行文时，必须遵循法定公文的格式及相关要求。在15种法定公文中，企业常用的有决议、决定、公告、通知、通报、纪要等。

15种法定公文在党政机关和企业中的应用有一定的差异，如表1-3所示。

公文有多种分类方式（见图1-1），按性质可分为法定公文和非法定公文，按机密程度可分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文，按时间紧急程度可分为特急件、急件和平件，按行文方向可分为上行文、下行文和平行文。

上行文是下对上发出的公文，如报告、请示等。下行文是上对下发出的公文，如通知、通报、意见、批复等。平行文是同级单位之间的往来公文，同系统或不同系统都可以，如函（见图1-2）。