一、在公司文化中培育契约精神
公司文化是公司在长期生产经营和发展过程中形成的价值观念、经营理念、集体意识、公司精神和道德规范的综合体。从管理的角度来说,公司文化是一种“以人为中心”的公司管理理念,它强调公司管理中的软要素,其核心含义是公司价值观,它是公司员工思想、行为的内在指引。公司文化是公司之魂,是员工自觉维护公司利益的内在动力。公司的健康发展建立在良好的公司文化氛围基础之上,植根于独特的公司文化土壤之中,受公司文化的影响和制约。优秀的、先进的公司文化对促进公司发展起着强大的推动作用,它是支持公司在激烈的市场竞争中生存发展的精神支柱。
契约精神是法制社会、市场经济最基本的要求。合同必须得到尊重的理念,是一切商务活动的基础,是合同法律法规的内核和必然要求,也是公司合同全过程管理理念中必须落实的精神。只有把契约精神贯彻到公司全体员工中,落实到合同管理全过程中,才有可能真正做好合同全过程管理工作。
1.领导重视。
在中国的国情下,合同管理工作欠规范的公司中,大部分是因为公司领导对合同管理不够重视,甚至认为它是影响公司高效发展的障碍,导致法务部门开展合同管理工作时较难得到其他领导和部门的支持,开展合规性合同管理工作阻力较多。
在中国的公司治理中,领导的作用是至关重要的,不管是国企还是民企都一样。公司领导人员一旦对法律和契约缺乏敬畏心,往往会把已经订立的合同不当一回事,习惯性用命令或决定的方法解决合同问题,肆意破坏交易秩序,损人又不利己。作为对公司高级管理人员的基本素质要求,公司领导者要重视合同、尊重合同,自觉践行契约精神。公司领导者应当把契约精神提升到影响公司生存发展的公司文化高度上来,将其落实到公司管理的具体工作中,在公司内部自上而下推行契约精神公司文化建设,不断推进公司合同全过程管理工作规范化、制度化,全面提升公司管理水平。
要引起领导的高度重视,法务部门必须做好汇报工作。工作做得好,不如PPT做得好,在一定程度上是有道理的。做好汇报用的PPT非常重要。在PPT中要多用图表、数字反映合同全过程管理取得的成绩,尽量少用文字性说明,尤其要避免冗长的文字说明。如通过图表反映合同全过程管理前后合同风险的发生比例,并进行对比,使得听汇报的领导一目了然,马上就明白了合同全过程管理的体系和成就。法务部门要善于使用数字、图表、函数这些工具说明问题。有了数学模型,立即会使自己的工作显得高大上,有理工科背景的人看了会感觉一目了然,有条理,便于使用抽象思维理解。有文科背景的人看见这些数字、图表、函数往往会头昏眼花,看不懂也不好说不懂,通常会附和说好。
2.全员参与。
合同全过程管理的全面性原则要求合同全过程管理要全员参与。合同风险无处不在,并可能随时发生。单靠任何一个部门或某几个人根本无法完成合同全过程管理工作。合同全过程管理工作必须取得各部门的认同和参与,否则合同全过程管理就无法落地实施。在合同全过程管理中,没有“看客”,公司领导、部门领导和公司全体员工都必须按照合同规定行事,必须牢固树立全员契约意识。
从员工个人利益的角度看,合同管理是否规范,也是和每个人的利益密切相关的。合同管理直接关系到公司的经营状况,公司经营状况良好,则员工的收入也会得到保障。如果因合同管理不良引起大的风险事件,导致公司破产,则员工也会失去工作岗位。实际上,员工的个人利益是和公司经营状况密切联系在一起的。更不用说规范的劳动合同也是保障员工利益的基础。
3.注重宣传教育。
公司要积极开展各项合规管理教育培训,重视契约精神、公司文化的培育,不断增强公司领导和员工的合同意识和依法治企观念。一方面,公司要围绕合同法律法规和公司内部合同管理制度的规定,通过多种方式广泛、深入、持续地开展合同法律知识及合同管理宣传教育活动,提高教育培训的普遍性和时效性。一旦合同法律法规和公司合同管理制度发生变化,要及时对新的政策法规变化进行宣贯,确保公司领导和全体员工自觉学法、懂法、守法、护法。另一方面,要注重教育培训的针对性和专业性,根据公司合同管理职责分工不同,分别对公司领导、公司法务、业务部门、监审部门、新入职员工等群体开展重点有别的合同管理宣传教育活动,切实增强培训的针对性和实效性。通过大力培育和塑造良好的公司合同管理文化,树立正确的契约观和合同管理理念,增强公司领导和员工的合同风险意识,全面提升公司管理科学化水平。
4.学考结合。
除了培训教育之外,考试也是提升公司领导和员工合同全过程管理工作水平的重要途径。许多公司都存在这样的问题,规章制度制定了一大堆,什么都有明确的流程和要求,但是,仍然有许多工作人员并不清楚规章制度的内容,从而造成在工作中不必要的内耗。原因就在于虽然有规章制度,但是,许多人并不去学习,所以也就不了解规章制度的内容。遇见工作中的问题,仅靠老经验来办,办不好就指责别的部门不配合工作,甚至向领导告状。解决这一问题的有效办法就是进行规章制度考试。通过考试,督促公司领导和员工准确、及时掌握公司的规章制度。
公司规章制度如果得不到贯彻执行,就将沦为一纸空文。实践中,各业务部门一般是其主管业务板块规章制度的制定与宣贯的责任主体,由于其他部门适用该制度的频次较低,导致非业务主管部门对其他领域的规章制度不够熟悉。以合同管理制度为例,大多数人会认为合同管理制度仅仅是法务部门的事,与其他部门无关,任何与合同管理相关的问题都是法务问题。这种认识不仅是错误的,而且对公司合规管理是极为不利的,会导致公司管理流程不畅。为避免制度宣贯流于形式,以公司内部规章制度为内容组织制度普及考试是一种比较好的办法。针对公司内部不同的管理人群,如公司领导、中层管理人员、一般管理人员,设计考试内容不同的考卷,通过考试使上述人员更加熟悉公司合同管理制度,并将制度规定运用于具体工作中,规范公司合同全过程管理工作。