二、建立全面规范的合同管理制度体系
规章制度是公司进行内部管理和对外活动的规范性文件，它是公司一切行为的依据。合同管理制度作为其中最重要的基本管理制度，规范合同从立项到履行的全过程，是公司合同管理的重要依据。合同管理制度是否科学完善，是否符合公司实际、满足公司需求，直接决定了公司合同管理工作的水准。
（一）公司合同管理制度体系的构成
公司合同管理制度体系结构分为纵、横两个维度。
纵向上，公司合同管理制度体系由效力层级不同的规章制度组成，一般分为制度、规定、办法、细则等。上述规范性文件的效力依次递减。类似于法律体系中法律、法规、规章的效力等级要求。下位法不能违反上位法，即合同管理制度是公司关于合同管理的基本制度，与合同管理有关的规定、办法、实施细则等必须符合合同管理制度的精神和要求，必须和合同管理制度保持一致。合同管理规定、办法、实施细则与合同管理制度的规定不一致的，以合同管理制度为准。
此外，公司合同管理制度体系纵向组成还有一种情形，即母公司合同管理制度与各级子公司合同管理制度。其中，母公司的合同管理制度是子公司制定合同管理相关规范性文件的依据和基础。子公司不能超越权限制定违反母公司合同管理制度要求的规范性文件，否则该文件将因违法上位法而无效。
横向上，公司合同管理制度体系还包括其他与合同全过程管理相关的制度，它们作为合同管理在不同阶段的规范性文件，指引该阶段合同管理工作的具体开展，确保“合同管理制度”的最终落实。一般来说，合同管理制度体系的横向组成主要有：
1.预算管理制度。
预算是公司开展经济活动的前提，也是公司签订合同的经济基础。一般来说，在没有预算的情况下，是不允许签订相关合同的。因此，合同管理制度的正常运行必须配套有相应的预算管理制度。业务部门必须在预算范围内进行合同谈判，超出预算范围的，要履行相应审批程序。
2.授权委托管理制度。
授权委托管理制度主要规定谁有权代表公司进行合同磋商谈判，并签署合同等内容。公司法定代表人是有权代表公司对外开展活动的法定主体，只有得到法定代表人授权的人员，才能代表公司对外谈判合同、签署合同。由于授权不明，或者授权委托制度不健全造成公司损失的情况并不少见。在办理授权事项过程中，要特别注意被授权人离职或解除委托后，要及时通知合同相对方并收回委托文件，以免造成表见代理的后果，给公司造成损失。
3.合同定价制度。
合同定价，是指通过一定方式确定合同标的金额的过程。因此形成的书面文件叫作定价记录。对国有公司而言，合同定价过程是公司内部控制和审计部门重点关注的一个环节，也是容易产生腐败问题的高危环节，因此需要严格规范。参照政府采购法，国有公司的合同定价方式一般有直接委托、询价、竞争性谈判、邀请招标、公开招标等。通常公司会根据合同类型、金额大小来决定应当使用的定价方式。如建设工程类一般适用国家招标投标法有关规定，采用招标等方式确定合同相对方及合同价格，资产交易一般通过产权交易所等公开交易平台确定合同相对方及合同价格，其他合同一般通过金额大小依次采用招标、竞争性谈判、询价、直接委托的方式确定。
4.合同审批制度。
合同审批制度主要规定合同审批的内容、权限、程序。它明确了参与合同审批的部门和人员的权责，并配置合同审批的具体流程，以引导合同审批沿着既定的方向和程序进行。
合同审批的程序一般包括合同立项、合同评审。合同立项是公司能够开展特定合同相关事项的决议性或签批性文件。合同评审指各部门、公司领导依次对合同进行审批的过程。参与合同评审的部门一般有财务部门、法务部门，以及其他和该合同所涉业务相关的部门，通常而言法务部门应放在部门审查流程的最后环节，以便法务部门综合各业务部门意见对合同进行全面性的合法合规性审查，进而提交总法律顾问审批。
参与合同审批的公司领导一般有总法律顾问、分管领导、总经理、董事长。公司领导在各自权限范围内对合同进行审批。合同审批程序完成后，才能签订合同。
5.合同用章审批制度。
实务中，在合同文件上加盖公司的印章为公章或合同专用章。公司印章管理应当有相关制度予以规范，以明确用章审批权限、流程。未经使用印章审批的合同，一律不得加盖公司公章或合同专用章。需要特别强调的是，严禁在空白合同上加盖合同印章，加盖合同印章的空白合同，与支票性质无差，外人完全可以利用该合同大做文章从而损害公司利益。此外，合同印章应当指定专人保管、使用，原则上不得外借。
按照中国的交易习惯，盖章的效力大于签字，因此，合同用章还应该包括法定代表人的签名章。应该将合同专用章、公司印章、法定代表人印章一起作为合同用章审批制度的内容。
6.合同后期管理制度。
合同后期管理制度主要有合同履约检查、合同台账及统计报表、合同归档等相关制度。履约检查主要规定合同履约检查的责任主体、程序、内容等。合同台账及统计报表主要规定制作、报送合同台账及报表的具体要求。合同归档主要规范合同档案的管理。实践中发生过多起因为合同管理人员的变动导致合同文本丢失的事件，造成公司较大损失。根据公司实际情况，上述内容有可能与合同审批制度合并为一个大制度，也可能另行规定单独成文。
（二）建立完善公司合同管理制度
公司合同管理规章制度建设工作是一个动态的过程，涉及制度建立、宣贯、执行、修订、废除等环节。公司应该根据实际情况和管理需要，及时对合同管理制度进行修订。
1.建立公司合同管理制度。
建立公司合同管理制度的职能一般归口于公司法务部门。作为合同管理制度，既要防范风险，又要兼顾效率，归根结底要切合公司实际。
公司建立规章制度，首先，要重视顶层设计工作。建立合同管理制度体系，同样要从顶层设计做起。合同管理制度顶层设计，首先在思想上要明确合同管理制度的基本思路，是集中制的管控，还是分散制的管控。集中的话，集中到什么程度。分散的话，分散到什么程度。这实质上是管理权限的划分问题，必须和整个公司的管控模式架构相一致。明确了上述问题，才能在操作层面上回答建立什么样的合同管理制度、怎么建立的问题。进而明确合同管理制度的制定依据、目的和任务，并据此不断调整完善公司合同管理制度。
其次，法务部门要结合公司管控需求和公司经营的实际情况、公司的管理历史，从结构上建构起纵向包括制度—规定—办法（细则），横向包括合同全过程管理的合同管理制度体系，在内容上充实合同管理制度体系，确保公司合同管理工作有制度可依。
最后，流程设计是合同管理制度的一项重要内容。一般包括合同立项、承办部门内部审核、相关业务部门会签、法律顾问或总法律顾问审批、公司领导批准、签订等。公司在设计合同审批流程过程中，要注意遵循流程建立的基本原则，即简洁性原则、层级性原则、反馈性原则、时效性原则。
2.合同管理制度的宣贯执行。
一般而言，制度的制定部门是其宣贯的职能归口部门。实务中，由于其他业务部门不是合同管理制度的制定部门，故对合同管理制度的理解和适用可能会存在困难和疑义，因此要采取必要的措施进行宣贯，确保制度为公司所有员工所知，这是公司员工遵守合同管理制度的重要前提。实践中，公司通常采取公司内网公布、宣讲会、编印成册并在公司范围内发放等方式进行宣贯。但是，最有效的办法还是举办专题培训，对合同管理人员、各个层级的高级、中级管理人员进行合同制度专题培训，务必使他们熟练掌握公司合同管理的所有规章制度。
制度在制定之初不可能面面俱到，因此，制度在适用过程中势必会出现这样那样的问题。法务部门对各部门、各下属单位在适用合同管理制度过程中出现的问题要负责解释答疑，解释答疑的过程实质上也是制度宣贯的过程，通过解释答疑有助于制度适用者和制定者双方进一步明晰制度规定的含义。
3.完善合同管理制度。
市场环境变化、政策法律环境的变化，以及公司经营管理的不断发展，使得公司需要适时调整其合同管控模式。这就要求合同管理制度在实施过程中要具有自我修复完善的意识和自觉性，即法务部门要根据客观环境的变化和公司管控模式的变化及时修订调整公司合同管理制度，使其不断匹配公司的实际情况，进而适应公司发展的现实需要。归根结底，合同管理制度要始终服务于公司经营管理实际，要随着公司经营管理实际情况的变化而变化。当整套合同管理制度与公司实际不相符，无法通过修订的方式予以完善时，则要考虑废止该制度，重新订立新的合同管理制度或其他相关制度，以满足公司合同全过程管理的现实需要。